– Alliance Droits et Santé et la démarche qualité continue – l’histoire se poursuit !

Convaincue de l’importance du développement organisationnel des organisations de la société civile (OSC) pour l’amélioration des droits et de la santé sexuels et reproductifs, Equilibres & Populations travaille depuis 2014 avec les associations membres d’Alliance Droits et Santé pour instaurer une dynamique d’amélioration continue. Afin d’y parvenir, une démarche commune structurante adaptée du modèle EFQM a été construite.

Du premier atelier de formation sur la démarche et l’autodiagnostic organisationnel…

La démarche qualité permet lors de sa première étape de s’approprier les outils, de « scanner » le fonctionnement de sa structure au regard de 9 domaines (cf. encadré) et de dégager 2 ou 3 premières actions prioritaires à entreprendre pour de meilleurs résultats.

Adapté du modèle d’EFQM par Équilibres & Populations, l’outil SCAN propose une méthode d’auto-évaluation qui passe en revue l’ensemble des éléments constitutifs d’une OSC en termes de pratiques et de résultats, dans une approche globale.

« Avec l’auto évaluation nous avons constaté que les différents résultats obtenus par l’ONG ne sont ni suffisamment documentés avec des preuves, ni stockés de façon structurée. Les opportunités de rencontres qui permettent à l’ONG de publier les résultats de ses actions ne sont également pas assez exploitées » partage Dr Issa Sabo, Président de Lafia Matassa au Niger.

Elle s’adresse et s’adapte à tout type de structure (petites et grandes) et permet d’identifier des projets d’amélioration très divers. Au Bénin, lors du premier cycle, le BACAR a par exemple procédé à une révision de son manuel de procédure, de ses textes statutaires et au renouvellement des membres de son CA ainsi redevenu fonctionnel. De son côté, le mouvement du Scoutisme béninois a mis en place une politique financière et de nouveaux outils de gestion approuvés lors de l’assemblée générale. D’une planification annuelle opérationnelle, il a évolué vers une planification plus stratégique sur laquelle il communique davantage, avec comme résultat direct la concrétisation de nouveaux partenariats techniques et financiers. 

Enfin, au sein du CeRADIS, le travail sur la gestion des ressources a permis le passage d’une comptabilité de trésorerie à une comptabilité des engagements, l’acquisition d’un nouveau logiciel de comptabilité, le renforcement de l’équipe administrative et financière. En parallèle l’association a instauré une réunion hebdomadaire de suivi des projets pour renforcer l’implication des équipes et une actualisation du dossier du personnel avec ajout de la dimension « plan de carrières » afin de contribuer à la diminution du turn over.

Pour définir les projets à mettre en œuvre (le diagnostic révèle des points forts et des points faibles dans chaque domaine), les structures arbitrent en prenant en compte l’impact escompté, le degré d’importance et les capacités pour les mettre en œuvre aux regards des ressources disponibles et du contexte. Ainsi des actions à impact modéré, mais facile ou peu couteuse à mettre en œuvre, peuvent être privilégiées notamment sur les premiers cycles. Si une structure n’a pas de ressources financières spécifiques à affecter, elle peut choisir des actions importantes qui nécessitent surtout du temps et l’exploitation des compétences internes comme le confirme Pascaline Fagninou, directrice du BACAR : « Nos capacités ont été renforcées et cet accompagnement a réveillé en nous des compétences cachées ». L’opération étant amenée à se renouveler, les projets coûteux peuvent être considérés lors d’un cycle suivant.

… A l’instauration d’une démarche d’amélioration continue de la qualité

Pour les premiers membres de l’Alliance (3 du Burkina, 3 du Niger et 3 du Bénin), ce sont plus de 25 actions d’amélioration qui ont été entreprises lors du premier cycle de 18 mois (2014–2016). Elles ont été évaluées à l’occasion du lancement d’un second cycle dans chacun des pays avec un atelier d’échanges d’expériences, un accompagnement d’Equipop pour un approfondissement sur l’outil ainsi que l’identification de 3 nouveaux projets d’amélioration par structure.

Après le Burkina Faso et le Niger fin 2016, ce fut le tour du Bénin fin mars 2017. Dans le cadre de ce second cycle, le BACAR va travailler entre autre à l’élaboration d’un cadre stratégique triennal et à la promotion interne et externe de ses valeurs, de ses missions et sa vision, le Scoutisme béninois à l’élaboration d’un cadre de gestion des risques et à l’actualisation de la cartographie de ses parties prenantes, et le CeRADIS à l’évaluation de sa collaboration avec ses parties prenantes.

« Nous avons appris à faire des réformes nous-mêmes. Mettre en place un ensemble de règles de gouvernance qui s’appliquent à nous. Ce mode de fonctionnement est difficile au début mais s’intègre progressivement dans nos habitudes. », témoigne l’équipe du Mouvement des scouts du Bénin.

Pendant ce temps, chaque membre du Mali et du Sénégal (pays qui ont rejoint l’Alliance début 2016) entame le processus d’amélioration continue met en œuvre ses 3 premiers projets d’amélioration.

Au total ce sont donc 45 projets d’amélioration qui sont en cours au sein des 15 OSC de l’Alliance avec l’accompagnement d’Equipop mais aussi grâce aux appuis et conseils croisés entre membres qui n’hésitent plus à faire appel les uns, aux autres !