Responsable plaidoyer et communication pour SOS Jeunesse et Défis, au Burkina Faso, Etienne Koula est impliqué dans Alliance Droits et Santé depuis son lancement en 2013. Sa structure est engagée dans les démarches qualité entreprises avec le soutien d’Equipop, puis dans la mise en œuvre du processus du Label ampli. Il a participé à la première mission du comité de labellisation au Bénin, début mars 2021.
Comment avez-vous été amené à participer à cette mission à Cotonou ?
Equipop et Alliance Droits et Santé accompagnent depuis de nombreuses années les organisations dans la démarche qualité. Plusieurs étapes ont déjà eu lieu à travers des auto-évaluations des structures membres de l’Alliance et grâce à l’outil SCAN et d’autres outils proposés. Cet outil SCAN permet d’apporter un auto-diagnostic de l’organisation pour déceler ses insuffisances et ses points forts. Cet outil permet de faire des propositions d’améliorations pour les interventions futures de chaque organisation inscrite dans le processus de démarche qualité. La labellisation vient concrétiser ces efforts.
Fin 2018, je suis devenu membre du Comité d‘attribution des fonds DO mis en place par Equipop. Lors du lancement du Label ampli, les membres du comité d’attribution des fonds DO ont été invités à devenir systématiquement membres du comité de labellisation. Ainsi, depuis plusieurs années, je participe à l’analyse des dossiers dans le cadre des fonds DO. Dans la continuité, le Comité m’a désigné pour participer à la mission d’évaluation des organisations au Bénin.
Sur quels critères a porté l’évaluation ?
A Cotonou, nous avons rencontré des représentant·e·s de trois organisations (ROAJELF, Jeunes Volontaires pour la Santé, l’ONG Le Bacar). Nous avons programmé une session par organisation pour rencontrer les responsables de la structure, des membres du bureau, des personnes utiles pour la mission. De façon pratique, les organisations ont mis à la disposition de l’équipe d’évaluation tous les documents nécessaires à cette évaluation. L’équipe d’évaluation a utilisé une grille d’évaluation, laquelle grille avait été partagée antérieurement avec les structures demandeuses du Label. Sur la base des documents existants, le travail a essentiellement consisté en une vérification de tous ces documents en termes de complétude, d’authenticité, ainsi qu’en termes de disponibilité de toutes les pièces.
L’évaluation s’appuie sur les critères de conformité portant sur six domaines : la culture de la qualité, le leadership et la gouvernance, la stratégie, les activités, les collaborateurs·rices et les ressources. C’est essentiellement une appréciation de la situation administrative. Nous vérifions avant tout si les documents sont partiels ou complets, s’ils respectent les normes. Lorsque c’est le cas, il n’y a pas lieu de débattre. Mais pour certains documents, s’ils n’existent pas ou sont partiels, nous pouvons discuter des raisons qui font que tel ou tel élément manque. Parfois ce sont des points qui sont existants mais n’ont pas été actualisés. Par exemple, dans les statuts de certaines organisations, nulle part il n’est consigné la périodicité de révision des textes. Nous avons ainsi attiré l’attention de ces organisations sur la nécessité de la prise en compte de cette disposition dans les textes pour plus de transparence.
Quel est l’intérêt primordial pour une organisation d’entrer dans cette démarche ?
En tant que membre d’une organisation, je perçois très bien que le fait d’avoir cette présence physique pour se plonger dans ces investigations, aide les organisations à s’auto-critiquer, à proposer des questionnements par rapport aux principes de gouvernance et tout ce qui touche à la vie de leur structure, et enfin à se projeter vers l’avenir. Grâce aux observations du comité, les organisations ont pu repérer leurs manquements et insuffisances. Par exemple, sur l’archivage de documents, sur la gouvernance, sur la gestion des collaborateurs, sur la disponibilité ou non de certains documents stratégiques qui sont un minimum dont l’organisation doit disposer. Cela leur permet d’avoir une idée claire sur l’état de leur organisation et les amène à s’autocritiquer sur la manière de gérer certaines choses. Leur vision des choses est ainsi renforcée et ça les incite à travailler pour atteindre le seuil de qualité dans leurs interventions. C’est aussi une garantie pour la mobilisation de ressources à l’avenir pour l’organisation.
