Hermine Bokossa est présidente de JVS (Jeunes Volontaires pour la Santé) au Bénin. L’organisation a pour mission de faciliter l’accès des jeunes aux DSSR au moyen des nouvelles technologies et de l’art. Elle mène des actions de promotion de l’accès au service de Planification familiale (PF), de prévention des Violences basées sur le genre (VBG) et s’oriente vers la prise en charge des survivantes de VBG. Son organisation, après 2 ans de mise en œuvre de la démarche qualité Equipop et après avoir répondu au premier appel à candidature pour l’obtention du Label ampli, vient d’être évaluée par le comité de labellisation dudit Label.
Votre organisation a accueilli la première mission d’évaluation du Comité de labellisation du Label ampli. Racontez-nous…
Effectivement, nous avons reçu la mission d’évaluation du comité de labellisation du Label ampli composé de trois personnes : deux d’Equipop et un membre de l’Alliance Droits et Santé. De notre côté, cinq personnes étaient mobilisées : un membre du CA, la présidente, la chargée de logistique, notre secrétaire administrative et le comptable. Toutes ces personnes ont été impliquées en amont, dès la préparation des pièces que le Comité de labellisation devait vérifier.
Comment l’évaluation s’est-elle déroulée ?
D’abord, la mission d’évaluation a analysé les pièces que nous avions préparées à sa demande. Trois semaines avant, nous avions reçu une liste des documents souhaités : contrats de projet, financements du projet, Compte-rendus d’AG, documents stratégiques, … La mission a ainsi pu apprécier in situ les preuves fournies par l’organisation et évaluer leur qualité et leur conformité avec les critères de la grille d’analyse. Dans un deuxième temps, la mission nous a invité à entendre leurs observations et à commenter conjointement les résultats de l’évaluation.
Sur quels critères l’organisation a t-elle été évaluée ?
Le Label ampli implique de répondre à des critères obligatoires et des critères complémentaires. Bien entendu, il faut remplir tous les critères obligatoires. Pour apprécier la gouvernance par exemple, la mission d’évaluation a apprécié les documents d’enregistrement légaux de notre organisation, les PV des élections des membres du bureau, les statuts et règlement intérieur à jours ainsi que les documents (comptes rendu de réunion, liste de présence, etc.) qui prouvent que nos instances (assemblée générale et conseil d’administration) ont bien fonctionné au cours de l’exercice 2020. La mission note chaque élément selon sa grille de travail. Nous avons obtenu 123 points sur 125 et nous avons rempli tous les critères incontournables. Ces notes sont ensuite discutées ensemble. Par exemple, pour le critère « culture de la qualité », la mission nous a fait part de son appréciation et de la note attribuée. On nous a demandé si nous approuvions cette note.
Que va changer cette labellisation pour votre organisation ?
Les observations faites nous ont permis de voir des lacunes dans certains de nos documents. Et aussi d’identifier les défis que nous devons relever pour améliorer le fonctionnement de notre organisation. L’obtention du Label va nous permettre d’accroître notre crédit auprès des partenaires. Nous attendons désormais la décision finale du Comité de labellisation sur l’octroi du niveau 1. Mais d’ores et déjà ce processus d’évaluation nous a permis d’analyser les points que nous devons améliorer. Ce qui nous aide à devenir une organisation plus solide !
